Steht eine Konferenzorganisation an? Das muss keine schwierige Herausforderung sein, wenn du methodisch an die Sache herangehst. Die Vorbereitung einer Veranstaltung erfordert mehrere Schritte, beginnend mit der Definition der Zielgruppe über die Auswahl des Standorts bis hin zur Sicherstellung der Sicherheit aller Gäste. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Konferenz organisierst.
Beginne die Organisation der Konferenz mit der Präzisierung ihres Ziels. Die Veranstaltung kann beispielsweise dem Networking, der Bildung der Teilnehmer oder der Produktpromotion dienen. Wenn du die Annahmen kennst, kannst du die Marketingaktivitäten gut ausrichten, die optimale Teilnehmerzahl festlegen und ein Profil der Zielgruppe erstellen.
Das Benennen deiner Zielgruppe und das anschließende Erforschen ihrer Erwartungen ist entscheidend für die Erstellung des Veranstaltungskonzepts. Verstehe die Motivationen zur Teilnahme. Informiere dich über die bevorzugte Form der Veranstaltung und über beliebte Themen.
Ein weiterer wichtiger Tipp, wie man eine Konferenz organisiert, ist die Festlegung des Budgets. Dieses sollte vor allem die Kosten für den Konferenzraum sowie die Verpflegung und den Transport umfassen. Wenn du eine mehrtägige Veranstaltung planst, berücksichtige auch die Kosten für die Unterbringung und mögliche Attraktionen nach der Konferenz.
Darüber hinaus müssen auch die geplanten Marketingaktivitäten und die Vergütungen für das Organisationsteam im Budget enthalten sein. Eine vorläufige Schätzung der Ausgaben hilft, die Teilnehmerzahl sowie die Höhe der Eintrittsgebühren zu bestimmen. Dies erleichtert auch die Auswahl der Subunternehmer und des Standorts.
Achte bei der Auswahl des Konferenzortes auf:
Ein Beispiel für ein Objekt, das sich auf die Durchführung von Konferenzen spezialisiert hat, ist das Hotel 500 in Strykowo. Die Lage an der Kreuzung der Autobahnen A1 und A2 sowie der große Parkplatz ermöglichen eine bequeme Anreise aus jedem Winkel Polens. Es stehen sowohl kleine Konferenzräume in Łódź für 15-80 Personen als auch ein Raum für bis zu 300 Gäste zur Verfügung. Die Wahl zwischen 3 Arten von Anordnungen ermöglicht es, die Gestaltung an die Bedürfnisse der Konferenz anzupassen. Vor Ort kann man einen Projektor, ein Flipchart, ein Mikrofon und eine Beschallungsanlage sowie WLAN nutzen.
Der nächste Schritt bei der Organisation einer Konferenz Schritt für Schritt ist die Festlegung des Datums der Veranstaltung. Dies sollte mindestens mehrere Monate im Voraus erfolgen.
Es ist am besten, die Veranstaltung zwischen März und Ende Juni sowie Anfang September und Ende November zu planen. Die Praxis zeigt, dass Konferenzen mit bis zu 300 Personen einen Tag dauern können, größere jedoch mindestens 2 Tage. Die Wahl von Tagen in der Mitte der Woche erhöht die Chance, die freien Plätze zu füllen.
Als Nächstes ist es an der Zeit, die Veranstaltung zu bewerben. Wähle dafür die Kanäle aus, auf denen sich potenzielle Teilnehmer befinden. Zum Beispiel erfahren junge Leute schneller von der Veranstaltung durch Werbung in sozialen Medien als im Radio, Fernsehen oder in Zeitungen, während das ältere Publikum das Gegenteil bevorzugt.
Darüber hinaus lohnt es sich, zur Promotion branchenspezifische Portale und Magazine zu nutzen. Du kannst auch die Teilnahme an einem Podcast oder einem Interview in Betracht ziehen, um über die Konferenz zu informieren. Engagiere auch Referenten und frühere Teilnehmer, um Informationen über die Veranstaltung zu verbreiten.
Schaffe interessierten Teilnehmern die Möglichkeit, sich bequem anzumelden. Dazu kannst du eine Website mit einem Anmeldeformular einrichten oder fertige Software verwenden. Wenn die Teilnahme an der Konferenz kostenpflichtig ist, füge ein Zahlungssystem hinzu.
Am Tag der Veranstaltung musst du auch für eine reibungslose Registrierung der Teilnehmer sorgen. Das Scannen von QR-Codes beschleunigt die Ankunft der Gäste erheblich. Wenn du jedoch erwägst, die Anwesenheit auf Listen zu markieren, stelle eine angemessene Anzahl von Empfangsmitarbeitern basierend auf der geschätzten Dauer der Bearbeitung eines einzelnen Teilnehmers und aller Gäste ein.
Egal, ob du nach Antworten suchst, wie man eine wissenschaftliche oder geschäftliche Konferenz organisiert, die Sicherheit der Gäste muss gewährleistet sein. Es geht dabei nicht nur um grundlegende Sicherheitsvorschriften, wie das Vorhandensein von Feuerlöschern oder Notausgängen.
Ein sicherer Raum lässt jedem Teilnehmer mindestens 2 m² Platz. Er hat auch Zugang zu Tageslicht. Er bietet ergonomische Möbel und ist mit Klimaanlage ausgestattet. All diese Kriterien erfüllt Hotel 500 Stryków. Für Menschen mit Behinderungen steht auch ein Aufzug zur Verfügung.
Das sind die wichtigsten Regeln, wie man eine Konferenz Schritt für Schritt organisiert. Halte dich an sie, und du wirst erfolgreich eine professionelle Veranstaltung vorbereiten.
