Wiele osób wraca z konferencji z notatkami z prelekcji i plikiem wizytówek, z których po miesiącu nie potrafi przypisać żadnej do konkretnej twarzy. Tymczasem największą wartością takiego wydarzenia bywają rozmowy prowadzone między wystąpieniami. Networking podczas konferencji nie polega na rozdaniu jak największej liczby kontaktów, tylko na zbudowaniu kilku relacji, do których obie strony chcą wracać. Tej umiejętności można się nauczyć. Wymaga ona jedynie przygotowania przed wyjazdem, uważności w trakcie wydarzenia i konsekwencji po powrocie do biura.
Networking to budowanie relacji zawodowych opartych na wymianie wiedzy, doświadczeń i wzajemnym zaufaniu. Konferencja tworzy do tego wyjątkowo dobre warunki, ponieważ w jednym miejscu spotykają się osoby zainteresowane tym samym tematem. Wspólny kontekst ułatwia rozpoczęcie rozmowy, a spotkanie na żywo pozwala lepiej ocenić drugą osobę niż wymiana wiadomości.
Dobrze prowadzony networking na konferencji może przynieść:
nowych klientów, partnerów biznesowych i dostawców,
kontakt z kandydatami do pracy, których trudno znaleźć w ogłoszeniach,
wiedzę o tym, z jakimi wyzwaniami mierzą się inne firmy z branży,
polecenia i rekomendacje, które wracają nawet po kilku latach,
rozpoznawalność nazwiska i marki w środowisku zawodowym.
Relacji nie buduje się jednak w trakcie jednej rozmowy. Konferencja daje dopiero początek znajomości, a jej wartość zależy od tego, co wydarzy się później.
Osoby, które przychodzą na konferencję bez planu, zwykle spędzają przerwy w towarzystwie kolegów z własnej firmy. Kilka prostych kroków wykonanych przed wyjazdem pozwala tego uniknąć.
Określ, po co jedziesz na wydarzenie i jakie osoby chcesz poznać.
Przejrzyj agendę oraz listę prelegentów, a jeśli organizator ją udostępnia, także listę uczestników.
Zaktualizuj profil na LinkedIn, ponieważ większość nowych znajomych sprawdzi go jeszcze tego samego dnia.
Przygotuj krótką autoprezentację, która w trzydziestu sekundach wyjaśni, czym się zajmujesz i w czym możesz pomóc.
Zarejestruj się w aplikacji konferencyjnej i uzupełnij w niej swój profil o zdjęcie oraz tematy, o których chętnie porozmawiasz.
Napisz w mediach społecznościowych, że będziesz na konferencji, i zaproś do kontaktu osoby, które również się wybierają.
Autoprezentacja nie powinna brzmieć jak wyuczona formułka. Lepiej sprawdza się zdanie o konkretnym problemie, który rozwiązujesz, niż pełna nazwa stanowiska.
Najwięcej okazji do rozmów daje czas między wystąpieniami. Przerwa kawowa, kolejka do bufetu czy wspólne oczekiwanie na rozpoczęcie panelu to sytuacje, w których nikt nie dziwi się nieznajomemu, który zagaja rozmowę.
Pierwsze zdanie nie musi być błyskotliwe. Wystarczy nawiązać do tego, co łączy obie osoby w danej chwili.
Sytuacja | Przykładowe pytanie na początek rozmowy |
Po zakończonej prelekcji | Która część wystąpienia była dla Pana najbardziej przydatna? |
Przy stoliku w czasie przerwy | Z jaką firmą przyjechała Pani na konferencję? |
Przed panelem dyskusyjnym | Co skłoniło Pana do wybrania tej sesji? |
Podczas wieczornej kolacji | Bywa Pani na tym wydarzeniu co roku? |
Pytania otwarte dają rozmówcy przestrzeń do opowiedzenia o sobie. Słuchaj uważnie i dopytuj o szczegóły, zamiast od razu przechodzić do prezentacji własnej oferty. Ludzie lepiej zapamiętują osoby, które interesowały się ich pracą, niż te, które najwięcej mówiły.
Osobom, które czują się niepewnie w nowym towarzystwie, pomaga zaczynanie od rozmów z osobami stojącymi samotnie. Zwykle chętnie przyjmują one zaproszenie do wymiany kilku zdań.
Rozmowy prowadzone w kuluarach przynoszą więcej korzyści, gdy pamiętasz o kilku zasadach:
przewadze jakości rozmów nad ich liczbą, bo trzy wartościowe znajomości dają więcej niż pięćdziesiąt wręczonych wizytówek,
szukaniu wspólnych tematów, które wykraczają poza samą branżę,
łączeniu poznanych osób ze sobą, jeśli wiesz, że mogą sobie nawzajem pomóc,
szczerości, ponieważ rozmówcy łatwo wyczuwają interesowność,
uprzejmym zakończeniu rozmowy, która nie prowadzi do niczego konkretnego, aby nie zabierać czasu sobie i drugiej stronie.
Krótka notatka zrobiona po każdej ważnej rozmowie bardzo ułatwia późniejszy kontakt. Wystarczy zapisać, o czym rozmawialiście i co obiecaliście sobie przesłać.
Pierwsze dwa dni po wydarzeniu decydują o tym, czy nowa znajomość przetrwa. Wyślij zaproszenie na LinkedIn albo wiadomość e-mail w ciągu 48 godzin, dopóki rozmówca pamięta Waszą rozmowę. Nawiąż w niej do konkretnego wątku, ponieważ ogólne podziękowanie za spotkanie niczym nie wyróżni się na tle innych wiadomości.
Jeśli obiecałeś przesłać artykuł, kontakt albo materiały, zrób to od razu. Dotrzymana drobna obietnica buduje zaufanie szybciej niż długa rozmowa.
Dobrym sposobem na podtrzymanie relacji jest też opublikowanie krótkiego podsumowania konferencji z oznaczeniem prelegentów i osób, z którymi rozmawiałeś. Taki wpis przypomina o Tobie całej sieci kontaktów i często otwiera kolejne dyskusje. Z najbardziej obiecującymi rozmówcami umów się na spotkanie lub rozmowę online w ciągu kilku tygodni.
Nie wszyscy uczestnicy czują się swobodnie w roli osoby, która pierwsza podchodzi do nieznajomych. Organizator może jednak zaprojektować wydarzenie tak, aby rozmowy zaczynały się same.
Sprawdzają się przede wszystkim:
przerwy trwające co najmniej pół godziny, ponieważ krótsze wystarczają tylko na wypicie kawy,
sesje speed networkingu, podczas których uczestnicy prowadzą serię kilkuminutowych rozmów,
strefy tematyczne oznaczone tablicami, przy których spotykają się osoby z tej samej branży,
identyfikatory, na których obok nazwiska widnieje firma uczestnika i tematy, o których chce rozmawiać,
aplikacja wydarzenia z funkcją umawiania spotkań oraz wspólny hashtag w mediach społecznościowych,
wieczorna kolacja lub spotkanie w swobodnej formule po zakończeniu części merytorycznej.
Programu nie warto wypełniać wystąpieniami do ostatniej minuty. Czas na rozmowy jest dla wielu uczestników równie ważnym powodem przyjazdu jak same prelekcje.
Na networking podczas konferencji duży wpływ ma przestrzeń. Sala obrad służy słuchaniu, natomiast relacje zawiązują się w miejscach, w których można stanąć przy stoliku, usiąść przy kawie albo wyjść na zewnątrz. Konferencja w hotelu daje pod tym względem więcej możliwości niż wynajęta sala w biurowcu.
Uczestnicy, którzy zostają na noc, nie muszą wyjeżdżać tuż po ostatnim wystąpieniu. Wspólna kolacja, rozmowa w restauracji czy poranne śniadanie przed drugim dniem obrad to okazje do spokojnej rozmowy bez zerkania na zegarek.
Hotel 500 w Strykowie leży przy węźle autostrad A1 i A2, dlatego na konferencję mogą dotrzeć uczestnicy z Łodzi, Warszawy i innych regionów Polski. W naszych salach konferencyjnych w okolicy Łodzi możemy przygotować strefę przerw z wysokimi stolikami koktajlowymi, która ułatwia podchodzenie do nowych osób.
Część merytoryczną można też połączyć z wieczornym spotkaniem w luźniejszej formule, ponieważ organizujemy również eventy firmowe w okolicy Łodzi.
Najlepsze kontakty biznesowe rzadko powstają przypadkiem. Pomaga im dobrze ułożony program, miejsce sprzyjające swobodnym spotkaniom i uczestnicy, którzy wiedzą, po co przyjechali. Opowiedz nam o swoim wydarzeniu, a przygotujemy propozycję, w której na networking znajdzie się odpowiednio dużo miejsca. Do zobaczenia w Strykowie!
Pozwala poznać potencjalnych klientów, partnerów i pracowników oraz dowiedzieć się, jak inne firmy radzą sobie z podobnymi wyzwaniami. W dłuższej perspektywie przynosi polecenia i buduje rozpoznawalność w branży.
Ustal cel wyjazdu, przejrzyj agendę i listę uczestników, a następnie zaktualizuj profil na LinkedIn. Przygotuj też krótką autoprezentację, która jasno opisze, czym się zajmujesz.
Najprościej nawiązać do wspólnego kontekstu, na przykład zapytać o wrażenia z ostatniej prelekcji. Pytania otwarte zachęcają rozmówcę do opowiedzenia o swojej pracy.
Zaplanuj dłuższe przerwy w strefie oddzielonej od sali obrad i zaproponuj uczestnikom nocleg na miejscu. Wieczorna kolacja w hotelowej restauracji daje czas na rozmowy, na które w ciągu dnia brakuje miejsca.
Rozmowom sprzyjają foyer ze stolikami koktajlowymi, restauracja, bar oraz teren zielony wokół budynku. Ważne, aby były to miejsca, w których uczestnicy mogą swobodnie się przemieszczać i dołączać do kolejnych grup.
Po zakończeniu części merytorycznej można zorganizować kolację, grilla lub wieczór integracyjny w tym samym obiekcie. Uczestnicy nie tracą wtedy czasu na przejazdy i mogą kontynuować rozmowy rozpoczęte w ciągu dnia.
