Dwie konferencje z identycznym programem mogą przebiegać zupełnie inaczej tylko dlatego, że w jednej sali krzesła stanęły w rzędach, a w drugiej wokół stołów. Ustawienie sali konferencyjnej decyduje o tym, czy uczestnicy będą przede wszystkim słuchać prelegenta, notować, czy rozmawiać ze sobą. Wpływa też na liczbę osób, które zmieszczą się w wybranej przestrzeni. Sprawdź, czym różnią się najpopularniejsze układy i który z nich najlepiej odpowiada charakterowi Twojego wydarzenia.
Układ sali określa, kto z kim może się swobodnie porozumiewać. W rzędach zwróconych ku scenie komunikacja biegnie głównie między prelegentem a słuchaczami. Przy stołach ustawionych w podkowę lub w wyspy uczestnicy widzą się nawzajem, więc łatwiej im zabrać głos i pracować razem.
Ustawienie zmienia także pracę prowadzącego. W jednych układach może on podejść do każdej osoby, w innych pozostaje przy scenie, a dalsze rzędy widzą go z odległości kilkunastu metrów.
Zrozumienie, czym jest konferencja i jakie formy pracy może łączyć, ułatwia dobór układu. Wydarzenie nastawione na przekazanie wiedzy wymaga innej przestrzeni niż spotkanie, w którym większość czasu zajmuje dyskusja.
Obiekty konferencyjne posługują się kilkoma standardowymi układami. Ich nazwy powtarzają się w ofertach większości hoteli, choć część z nich funkcjonuje zamiennie. Ustawienie teatralne bywa na przykład nazywane kinowym.
W tym układzie krzesła stoją w równych rzędach skierowanych w stronę sceny lub ekranu. Mimo nazwy spotykanej w ofertach sal stoły zwykle się tu nie pojawiają. Jeśli uczestnicy mają notować, można zamówić krzesła z rozkładanymi pulpitami.
Rzędowe ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej pozwala zmieścić najwięcej osób na danej powierzchni i zapewnia dobry widok na prezentację. Sprawdza się podczas wykładów i sesji plenarnych dla dużej publiczności.
Ograniczeniem jest słaby kontakt między uczestnikami. Osoby siedzące w środku rzędu mają też utrudnione wyjście w trakcie wystąpienia.
Rzędy stołów z krzesłami zwróconymi przodem do prowadzącego przypominają klasę. Każdy uczestnik ma przed sobą blat na laptopa i materiały, dlatego ten układ wybiera się przy szkoleniach oraz długich sesjach merytorycznych.
Stoły zajmują jednak sporo miejsca. W tej samej sali zmieści się mniej osób niż w ustawieniu teatralnym, a rozmowa ogranicza się zwykle do sąsiadów z jednego rzędu.
Stoły tworzą literę U, a otwarty bok zostaje dla prowadzącego i ekranu. Uczestnicy siedzą po zewnętrznej stronie, więc widzą zarówno prezentację, jak i siebie nawzajem. Prowadzący może wejść do środka i podejść do każdej osoby.
To jeden z najbardziej uniwersalnych układów. Sprawdza się na warsztatach i seminariach, podczas których dyskusja jest równie ważna jak prezentacja.
Podkowa wymaga jednak najwięcej przestrzeni w przeliczeniu na osobę. Przy grupach liczących ponad 30 osób ramiona litery U stają się tak długie, że uczestnicy siedzący na ich końcach tracą kontakt z resztą sali.
Okrągłe lub owalne stoły tworzą w sali wyspy dla kilku albo kilkunastu osób. Ten układ wybiera się na kolacje i gale firmowe, a także na warsztaty, podczas których uczestnicy pracują w podgrupach.
Rozmowa przy jednym stole przychodzi łatwo, natomiast kontakt z osobami z innych wysp jest utrudniony. Część gości siedzi też bokiem lub tyłem do sceny.
Odmianą tego układu jest ustawienie kabaretowe. Krzesła zajmują w nim tylko część obwodu stołu, dzięki czemu nikt nie siedzi plecami do prelegenta.
W tym układzie nie ma stałych miejsc siedzących. Goście stoją przy wysokich stolikach i swobodnie przemieszczają się po sali, co ułatwia nawiązywanie nowych kontaktów.
Sprawdza się podczas spotkań networkingowych i bankietów na stojąco. Nie nadaje się natomiast na wielogodzinne prezentacje, ponieważ uczestnicy szybko się męczą.
Uczestnicy siedzą przy jednym dużym stole albo przy kilku stołach zsuniętych w prostokąt. Taki układ wybiera się na zebrania zarządu i negocjacje w małym gronie.
Każdy widzi każdego i może zabrać głos bez wstawania. Przy liczniejszej grupie stół staje się jednak zbyt długi, a osoby siedzące bokiem gorzej widzą ekran.
Poniższe wartości mają charakter orientacyjny. Ostateczna pojemność zależy od kształtu pomieszczenia, położenia drzwi oraz ilości sprzętu, który stanie w sali.
Układ | Orientacyjna powierzchnia na osobę | Przybliżona liczba miejsc w sali o powierzchni 100 m² |
Teatralny | 0,8–1 m² | 100–125 |
Szkolny | 1,8–2 m² | 50–55 |
Podkowa | 2,5–3 m² | 30–35 |
Bankietowy | 1,5–2 m² | 50–65 |
Kabaretowy | 2–2,5 m² | 40–50 |
Koktajlowy | 0,6–0,8 m² | 125–160 |
Kameralny | 2,5–3 m² | 20–25 |
Do wyliczonej powierzchni dolicz miejsce na scenę, stół techniczny i przejścia. W praktyce zmniejsza to pojemność sali o kilka lub kilkanaście procent.
Poproś obiekt o rzut sali z naniesionym układem i sprawdź na nim:
położenie kolumn, okien i drzwi, które mogą zasłaniać widok lub utrudniać ustawienie rzędów,
odległość ostatniego rzędu od ekranu, ponieważ w długiej sali projekcja staje się nieczytelna,
szerokość przejść między stołami, bo od niej zależy, czy uczestnicy swobodnie zajmą miejsca i wyjdą w trakcie obrad,
możliwość zaciemnienia sali i regulacji oświetlenia nad sceną,
rozmieszczenie gniazdek elektrycznych, jeśli uczestnicy będą pracować na laptopach,
miejsce na mównicę, stół techniczny oraz ewentualne stanowisko tłumaczy.
Taki plan pokazuje od razu, ile miejsc faktycznie się zmieści i czy żadne z nich nie wypada za kolumną.
Wybór ustawienia to jeden z późniejszych etapów przygotowywania wydarzenia, ponieważ wynika bezpośrednio z gotowej agendy. Przy decyzji pomaga kilka pytań zadanych w odpowiedniej kolejności.
Określ, czy uczestnicy będą głównie słuchać, czy aktywnie pracować.
Policz uczestników i dolicz rezerwę na osoby zgłoszone w ostatniej chwili.
Sprawdź, czy program przewiduje zmianę formy pracy w ciągu dnia.
Zdecyduj, czy zmienisz układ jednej sali w przerwie, czy wynajmiesz dodatkowe pomieszczenie na warsztaty.
Zapytaj obiekt, ile czasu zajmuje przearanżowanie sali i kto się tym zajmuje.
Często najlepiej sprawdza się połączenie dwóch układów. Sesja plenarna odbywa się wtedy w ustawieniu teatralnym, a po przerwie ta sama przestrzeń zamienia się w stoły bankietowe do pracy w podgrupach.
Sprawdź także nasz artykuł o tym, jak zorganizować konferencję.
Nasze sale konferencyjne w okolicy Łodzi możemy przygotować w każdym z opisanych układów. Obsługa może też zmienić ustawienie w trakcie przerwy, dzięki czemu jedna przestrzeń obsłuży poranny wykład i popołudniowe warsztaty.
Hotel 500 w Strykowie leży przy węźle autostrad A1 i A2, więc uczestnicy z całej Polski mogą dojechać na miejsce bez długiej podróży. Restauracja i pokoje na miejscu pozwalają zaplanować również wydarzenie dwudniowe.
Prześlij nam agendę i liczbę uczestników, a zaproponujemy układ dopasowany do Twojego programu. Zapraszamy do Strykowa!
Układ dobiera się do dominującej formy pracy, a każdy uczestnik powinien mieć dobry widok na prelegenta i ekran. Między stołami zostawia się przejścia, które pozwalają swobodnie zająć miejsce i opuścić salę.
Na wykład najlepiej wybrać ustawienie teatralne lub szkolne, ponieważ kierują one uwagę na prelegenta. Warsztaty lepiej poprowadzić w podkowie albo przy okrągłych stołach, które ułatwiają pracę w grupach.
Ta sama sala w ustawieniu teatralnym pomieści nawet trzy razy więcej osób niż w podkowie. Układy ze stołami zajmują więcej powierzchni, dlatego warto poprosić obiekt o pojemność sali w konkretnym ustawieniu.
