Organizacja konferencji w centrum dużego miasta wygląda dobrze na papierze. W praktyce może oznaczać korki w godzinach szczytu, drogi parking i sale konferencyjne otoczone miejskim hałasem. Coraz więcej firm szuka alternatywy i organizuje konferencje pod Poznaniem, w hotelach położonych kilkanaście kilometrów od śródmieścia. Co sprawia, że obiekty za miastem wygrywają z adresami przy głównych ulicach?
Wyobraź sobie sytuację: dwudziestu uczestników szkolenia krąży po centrum Poznania w poszukiwaniu miejsca parkingowego. Kwadrans opóźnienia zamienia się w pół godziny, a prowadzący zaczyna prezentację przed niepełną salą.
W obiektach za miastem ten problem nie istnieje. Bezpłatny parking tuż przy wejściu pozwala uczestnikom wysiąść z samochodu i w ciągu dwóch minut zająć miejsce na sali.
Sale konferencyjne w centrum sąsiadują z ruchliwymi ulicami, tramwajami i placami budowy. Zamknięte okna i klimatyzacja pomagają, ale nie eliminują problemu całkowicie. Obiekty za miastem otoczone zielenią oferują ciszę, która przekłada się na realną różnicę w koncentracji uczestników.
Hotel w centrum dysponuje najczęściej jedną lub dwiema salami. Kolacja odbywa się w restauracji po drugiej stronie ulicy, a noclegi w innym obiekcie. Organizator koordynuje trzech podwykonawców zamiast skupić się na programie.
Obiekty podmiejskie często łączą sale, restaurację, pokoje i tereny rekreacyjne w jednym miejscu. Jeden koordynator, zero zbędnych przejazdów.
Sama lokalizacja poza miastem to dopiero punkt wyjścia. Zanim zdecydujesz się na konkretny obiekt, sprawdź kilka parametrów.
Dobra sala konferencyjna pod Poznaniem powinna leżeć przy głównych trasach. Jeśli zapraszasz gości z innych miast, bliskość autostrady lub drogi krajowej skraca im dojazd o kilkadziesiąt minut. Ważna jest też odległość od lotniska i dworca, szczególnie przy wydarzeniach ogólnopolskich.
Konferencja na 200 osób wymaga innej przestrzeni niż warsztat dla 30 uczestników. Sprawdź, czy obiekt oferuje kilka sal o różnym metrażu, tak aby sesja plenarna, warsztaty i spotkania w mniejszych grupach mogły odbywać się równolegle, bez przenoszenia uczestników do innego budynku.
Zwróć też uwagę na wyposażenie. Klimatyzacja, światło dzienne, stabilne WiFi, nagłośnienie, rzutnik i ekran powinny wchodzić w skład standardowej oferty, a nie być naliczane jako dodatki. Warto również zapytać, czy obiekt zapewnia wsparcie techniczne na miejscu i dedykowanego koordynatora wydarzenia.
Jeśli wydarzenie trwa dłużej niż jeden dzień, możliwość zakwaterowania uczestników na miejscu oszczędza czas i ułatwia logistykę. Warto sprawdzić, czy hotel oferuje restaurację z elastycznym menu, przerwy kawowe i opcję kolacji integracyjnej.
Hotel 500 w Tarnowie Podgórnym leży przy drodze krajowej nr 92, w sąsiedztwie autostrady A2 i zachodniej obwodnicy Poznania. Uczestnicy przyjeżdżający z lotniska Ławica dotrą w kilkanaście minut, a goście ze stacji Poznań Główny w około pół godziny. Na miejscu czeka bezpłatny parking na ponad 200 samochodów.
Centrum konferencyjne mieści się na dwóch piętrach i obejmuje 11 sal ze światłem dziennym. Najmniejsza (35 m²) sprawdzi się przy naradzie zarządu dla 25 osób. Największa konfiguracja, po połączeniu czterech modułów, daje 350 m² i przyjmie do 350 uczestników w ustawieniu teatralnym.
Każda sala jest wyposażona w rzutnik multimedialny, ekran, flipchart oraz WiFi. W większych salach dodatkowo udostępniamy nagłośnienie.
Od pierwszego telefonu organizator współpracuje z dedykowanym koordynatorem, który odpowiada za całą logistykę wydarzenia. Restauracja Smaki 500 przygotowuje menu dopasowane do formatu spotkania, od przerw kawowych po kolacje bankietowe.
Po części oficjalnej uczestnicy mogą odpocząć w jednym ze 170 pokoi lub skorzystać z terenów zielonych wokół hotelu. Organizując konferencje pod Poznaniem w Hotelu 500 Tarnowo Podgórne, zyskujesz jedno miejsce na cały program, bez angażowania zewnętrznych podwykonawców.
Najmniejsze sale mieszczą do 25 osób w układzie kinowym, a po połączeniu modułów na jednym piętrze powstaje przestrzeń na 350 uczestników w ustawieniu teatralnym. Dzięki ruchomym ścianom organizator może dowolnie konfigurować przestrzeń w zależności od formatu wydarzenia.
Tak. Hotel dysponuje 170 pokojami,co daje możliwość zakwaterowania ponad 300 osób. To wygodne rozwiązanie przy wydarzeniach wielodniowych, ponieważ wieczorną część programu, kolację integracyjną lub warsztaty można zaplanować bez dodatkowych przejazdów.
Obiekt leży kilkanaście kilometrów od centrum, przy drodze krajowej nr 92. Czas dojazdu zależy od natężenia ruchu, ale bliskość autostrady A2 i obwodnicy Poznania pozwala ominąć korki w śródmieściu. Z lotniska Ławica goście docierają w kilkanaście minut.
