Sala wynajęta na konferencję może okazać się za ciasna, mimo że liczba miejsc w ofercie zgadzała się z listą gości. Dzieje się tak, ponieważ pojemność zależy nie tylko od metrażu, lecz także od ustawienia stołów i krzeseł. W tym poradniku znajdziesz przeliczniki dla najpopularniejszych układów sali oraz gotowe wyliczenia dla grup różnej wielkości. Dowiesz się też, jaką przestrzeń doliczyć na scenę, sprzęt i przerwę kawową.
Najczęściej przywoływana wartość to od 1,5 do 2 m² na uczestnika. Standardy stosowane w projektach unijnych zakładają 2 m² na osobę, co zapewnia swobodę ruchu i miejsce na materiały.
Jeśli wydarzenie nie musi spełniać tych wytycznych, powierzchnię można zmniejszyć. W ustawieniu bez stołów wystarcza około 1,1 m² na osobę, pod warunkiem że sala ma sprawną klimatyzację i wentylację.
Jedna liczba nie odpowiada jednak wszystkim sytuacjom. O tym, ile miejsca naprawdę potrzebujesz, decyduje przede wszystkim układ sali.
Krzesła ustawione w rzędach zajmują niewiele miejsca. Stoły wymagają już dodatkowej przestrzeni na blat, odsunięcie krzesła i przejście za plecami siedzących.
Układ sali | Orientacyjna powierzchnia na osobę | Co zajmuje miejsce? |
Teatralny | 0,7–1,1 m² | Krzesła w rzędach i przejścia między nimi |
Szkolny | 1,2–1,8 m² | Rzędy stołów oraz miejsce na odsunięcie krzeseł |
Podkowa | 1,8–2,5 m² | Stoły w kształcie litery U, pusty środek i strefa prowadzącego |
Bankietowy | około 3 m² | Okrągłe stoły i przejścia dla gości oraz obsługi |
Dolne wartości oznaczają ciasne ustawienie, które sprawdza się przy krótkich spotkaniach. Przy całodniowym szkoleniu lepiej przyjąć górną granicę przedziału.
Do wyliczenia metrażu wystarczą dwie informacje, czyli liczba gości i planowany układ. Obliczenia możesz wykonać w kilku krokach.
Ustal liczbę uczestników i dolicz kilka miejsc rezerwy na osoby zgłoszone w ostatniej chwili.
Wybierz układ sali odpowiedni do formy spotkania.
Pomnóż liczbę osób przez powierzchnię przypadającą na jednego uczestnika w tym układzie.
Dodaj od 10 do 20% na scenę, sprzęt i przejścia.
Poproś obiekt o rzut sali z naniesionym ustawieniem i porównaj go ze swoim wynikiem.
Przy stole liczy się szerokość blatu przypadająca na uczestnika. Do notowania wystarcza około 60–70 cm, natomiast praca z laptopem i dokumentami wymaga około 80 cm.
Równie ważna jest przestrzeń za krzesłem. Około metra odstępu od ściany lub kolejnego rzędu pozwala wstać od stołu bez proszenia sąsiadów o przesunięcie się.
Dwie sale o tej samej powierzchni mogą pomieścić różną liczbę osób. Wymiary sali konferencyjnej decydują o tym, jak ustawisz rzędy i gdzie zawiesisz ekran.
Przed rezerwacją sprawdź na rzucie sali:
proporcje długości do szerokości, ponieważ w wąskim i długim pomieszczeniu ostatnie rzędy słabo widzą ekran,
wysokość sufitu, od której zależy rozmiar ekranu i czytelność prezentacji,
położenie kolumn, drzwi i okien, które ograniczają ustawienie mebli,
szerokość przejść, zwłaszcza głównego, prowadzącego do wyjścia,
miejsce na projektor, aby nikt nie siedział na drodze wiązki światła.
Metraż podawany w ofercie obejmuje całą podłogę, także fragmenty, na których nie da się postawić krzeseł.
Uczestnicy nie są jedynymi użytkownikami sali. Do powierzchni przeznaczonej na miejsca siedzące dolicz miejsce na:
strefę prelegenta z mównicą i ekranem,
stół techniczny lub stanowisko realizatora,
flipcharty i tablicę, przy których prowadzący musi swobodnie się poruszać,
bufet kawowy, jeśli przerwy odbywają się w tej samej sali,
szatnię lub wieszaki na okrycia wierzchnie w okresie jesienno-zimowym,
kabinę do tłumaczeń symultanicznych, która zajmuje około 6 m².
Od dostępnej przestrzeni zależy również forma poczęstunku. Zasiadany lunch wymaga osobnego pomieszczenia ze stolikami, a przy mniejszym metrażu lepiej sprawdzają się przekąski, które można jeść na stojąco.
Zbyt mała sala oznacza ścisk i duszne powietrze, ale nadmiar miejsca też szkodzi wydarzeniu. W dużym, na wpół pustym pomieszczeniu pogarsza się akustyka, a uczestnicy siadają daleko od siebie i rzadziej zabierają głos.
Znaczenie ma także format wydarzenia. Różne rodzaje konferencji wpływają na dobór układu, ponieważ kongres z wykładami wymaga mniej miejsca na osobę niż warsztaty z pracą w grupach.
Na komfort wpływają również warunki, których nie widać na rzucie. Im gęściej ustawione krzesła, tym większe znaczenie mają wydajna wentylacja, dobre nagłośnienie i równomierne oświetlenie.
Sprawdź także nasz artykuł o tym, jakie wyróżniamy rodzaje konferencji.
Konferencje w Hotelu 500 w Tarnowie Podgórnym mogą odbywać się w 11 klimatyzowanych salach z dostępem do światła dziennego. Najmniejsza z nich ma 35 m² i pomieści do 25 osób w układzie kinowym.
Nasze największe sale konferencyjne w okolicy Poznania można połączyć w przestrzeń o powierzchni 350 m², która pomieści do 350 osób w ustawieniu teatralnym. System ścian przesuwnych pozwala dopasować metraż do liczby gości, dzięki czemu grupa nie siedzi ani w ścisku, ani w pustej sali.
Hotel leży kilkanaście kilometrów od Poznania, przy drodze krajowej nr 92. Uczestnicy mogą skorzystać z bezpłatnego parkingu, a po obradach zjeść posiłek w naszej restauracji lub zostać na noc w jednym ze 170 pokoi.
Podaj nam liczbę gości i planowany przebieg spotkania. Możemy zaproponować salę oraz układ dopasowany do Twojego programu i przygotować rzut z rozmieszczeniem miejsc. Zapraszamy do Tarnowa Podgórnego!
Do notowania wystarcza około 60–70 cm szerokości blatu, a do pracy z laptopem około 80 cm. Za krzesłem warto zostawić około metra wolnej przestrzeni.
Pomnóż liczbę uczestników przez wskaźnik dla wybranego układu i dodaj od 10 do 20% na scenę oraz sprzęt. W ustawieniu teatralnym daje to odpowiednio około 33, 55 i 110 m² na same miejsca siedzące.
Układ teatralny mieści najwięcej osób, ponieważ nie wymaga stołów. W układzie szkolnym ta sama sala przyjmie o około jedną trzecią mniej gości, a w podkowie ponad dwa razy mniej.
