Po półtorej godzinie prelekcji nawet najbardziej zaangażowani słuchacze zaczynają zerkać na zegarek. Krótka pauza pozwala im wstać od stołu, zebrać myśli i porozmawiać z osobami, których rano jeszcze nie znali. Dobrze przygotowana przerwa kawowa podczas konferencji wpływa na to, z jaką energią goście wracają na salę i jak zapamiętują całe wydarzenie. Podpowiadamy, co postawić na stole i ile czasu zarezerwować w programie.
Zdolność skupienia na wykładzie ma swoje granice. Po kilku blokach merytorycznych uwaga słuchaczy słabnie, a kolejne wystąpienia docierają do nich coraz gorzej. Pauza pozwala zmienić pozycję i sięgnąć po porcję kofeiny. Dzięki temu druga część dnia nie traci na jakości.
Przerwa ma też wartość towarzyską. Przy stoliku z kawą uczestnicy wymieniają wrażenia z prelekcji i zadają prelegentom pytania, na które zabrakło czasu na sali. Właśnie tutaj często zaczynają się nowe znajomości biznesowe.
Sprawny serwis świadczy o profesjonalizmie organizatora. Zaniedbana przerwa potrafi natomiast osłabić odbiór nawet świetnie przygotowanego programu.
Organizacja przerwy kawowej zaczyna się od kilku informacji o uczestnikach. Zanim zamówicie menu, ustalcie:
przewidywaną liczbę gości,
czas trwania wydarzenia i liczbę bloków merytorycznych,
wymagania dietetyczne uczestników,
obecność gości z zagranicy,
przedział wiekowy i profil grupy.
Opcje wegańskie, bezglutenowe i bez laktozy są dziś standardem. Warto przewidzieć je nawet wtedy, gdy nikt nie zgłosił takiej potrzeby w formularzu. Im dłużej trwa spotkanie, tym większy zapas poczęstunku trzeba przygotować.
Zadbajcie również o miejsce. Przerwa powinna odbywać się poza salą wykładową, bo zmiana otoczenia pomaga oderwać się od ekranu i rozprostować nogi. Obsługa może w tym czasie przewietrzyć salę przed kolejną sesją.
Podstawą jest oczywiście kawa. Przy większych wydarzeniach dobrze sprawdza się stanowisko z baristą, który przygotowuje espresso czy cappuccino na bieżąco. Na stole z napojami nie powinno zabraknąć:
kawy z ekspresu w kilku wariantach,
mleka krowiego klasycznego i bez laktozy oraz roślinnego, np. owsianego lub sojowego,
cukru białego i trzcinowego,
kilku rodzajów herbaty liściastej,
wody niegazowanej w karafkach z cytryną i miętą,
soków oraz napojów bez dodatku cukru.
Menu kawowe powinno łączyć słodkie i wytrawne smaki. Pomoże Wam w tym poniższe zestawienie.
Rodzaj przekąski | Przykłady | Kiedy się sprawdza |
Słodkie wypieki | kruche ciasteczka, muffiny, sernik, keks | poranna przerwa, krótkie szkolenia |
Wytrawne finger food | mini kanapki, tartaletki, koreczki, mini croissanty z pastą | dłuższe obrady, późny lunch lub jego brak |
Słone przekąski | krakersy, paluszki | dodatek do każdej przerwy |
Owoce | pokrojone owoce sezonowe, szaszłyki owocowe | popołudniowa przerwa, lżejsza alternatywa |
Drobne słodycze | krówki, czekoladki | uzupełnienie stołu z kawą |
Wytrawne przekąski zyskują na znaczeniu, gdy agenda nie przewiduje pełnego lunchu. Jedna z przerw może wtedy zastąpić mały posiłek. Porcje powinny dać się zjeść na stojąco, bo goście zwykle trzymają w drugiej ręce filiżankę i prowadzą rozmowy.
Standardowa przerwa trwa 15–30 minut. Pierwszą pauzę warto wyznaczyć po mniej więcej półtorej, dwóch godzinach obrad. Przy kilkuset uczestnikach lepiej zarezerwować 25–30 minut, żeby każdy zdążył podejść do bufetu i spokojnie wrócić na miejsce.
Podczas całodniowego wydarzenia sprawdzają się dwie przerwy kawowe rozdzielone lunchem.
Godzina | Punkt programu |
9:00–10:30 | pierwszy blok merytoryczny |
10:30–10:55 | przerwa kawowa przedpołudniowa |
10:55–12:30 | drugi blok merytoryczny |
12:30–13:30 | lunch |
13:30–15:00 | trzeci blok merytoryczny |
15:00–15:20 | przerwa kawowa popołudniowa |
15:20–17:00 | ostatni blok i podsumowanie |
Pauzy warto wpisać do planu już na etapie pisania scenariusza eventu biznesowego. Dokładane w ostatniej chwili zwykle skracają wystąpienia prelegentów.
Liczba i długość przerw zależą też od formatu spotkania, bo poszczególne rodzaje konferencji mają odmienne potrzeby. Kongres z sesjami równoległymi wymaga dłuższych pauz niż kameralne warsztaty. Na warsztatach prowadzący może zarządzić przerwę w dogodnym momencie.
Przy kalkulacji przyjmuje się zwykle 1,5–2 porcje kawy lub herbaty na osobę podczas jednej przerwy. Jeden ekspres z baristą obsłuży w 20 minut około 50–70 osób. Przy większej grupie potrzebnych jest kilka niezależnych punktów z napojami.
Przy wydarzeniach liczących ponad sto osób sprawdzają się poniższe rozwiązania.
Ustawcie kilka stanowisk z napojami zamiast jednego długiego stołu.
Oddzielcie strefę przekąsek od miejsca, w którym parzy się kawę.
Zaplanujcie stoliki koktajlowe do odstawienia filiżanek i swobodnych rozmów.
Poproście obsługę o bieżące uzupełnianie napojów i zbieranie naczyń.
Wybierzcie porcelanową zastawę w miejsce jednorazowych kubków.
Hotel 500 w Tarnowie Podgórnym leży 18 km od Poznania, więc uczestnicy dojadą na miejsce bez przeprawy przez centrum miasta. Oddajemy do Waszej dyspozycji 11 sal konferencyjnych pod Poznaniem. Najmniejsza ma 35 m², a największa 350 m² i pomieści wydarzenie nawet dla 300 osób. Każda sala jest klimatyzowana i ma dostęp do światła dziennego.
Przerwę kawową lub lunch możemy zorganizować w hotelowym barze albo w restauracji Smaki 500. Kuchnia naszej restauracji pod Poznaniem przygotowuje dania kuchni polskiej i europejskiej ze świeżych, lokalnych składników. Menu przerwy łatwo więc rozszerzyć o ciepłe przekąski. W ciepłe dni uczestnicy mogą wyjść z filiżanką na taras albo do hotelowego ogrodu o powierzchni 1 ha.
Dedykowany opiekun wydarzenia pomoże Wam ułożyć plan dnia i dopasować liczbę przerw do długości obrad. Przy konferencjach kilkudniowych goście mogą zostać na noc w jednym ze 171 pokoi. Zapraszamy do Tarnowa Podgórnego!
Kluczowe są trzy decyzje: liczba stanowisk z napojami, ich rozmieszczenie oraz długość pauzy dopasowana do liczebności grupy. Przy kilkuset osobach lepiej działa kilka mniejszych punktów niż jeden duży bufet.
Najczęściej 15–30 minut. Im liczniejsza grupa, tym bliżej górnej granicy warto się trzymać.
Zwykle dwie, przed lunchem i po nim. Przy wyjątkowo intensywnym programie można dodać trzecią, krótszą pauzę na napoje.
Dobrym punktem odniesienia jest pauza co 90–120 minut obrad. Dłuższe bloki bez przerwy obniżają koncentrację słuchaczy i utrudniają prelegentom utrzymanie uwagi sali.
Najlepiej łączyć drobne słodkie wypieki z wytrawnym finger food i świeżymi owocami. Porcje powinny mieścić się w jednym lub dwóch kęsach.
