Rano sala jest pełna, a pierwsze rzędy notują każde zdanie prelegenta. Po południu połowa krzeseł stoi pusta, a reszta słuchaczy przegląda telefony. Taki scenariusz rzadko wynika ze słabych wystąpień. Znacznie częściej zawodzi plan dnia, w którym zabrakło przerw, zapasu czasu i przemyślanej kolejności punktów. Dobrze ułożona agenda konferencji pomaga utrzymać uwagę uczestników aż do podsumowania. Podpowiadamy, co powinna zawierać, jak ją przygotować i jak dopasować ją do formatu wydarzenia.
Agenda konferencji to plan wydarzenia z godzinami, czasem trwania i miejscem każdego punktu. Organizatorowi pozwala kontrolować przebieg dnia i szybko reagować na opóźnienia. Uczestnicy wiedzą z niej, czego się spodziewać, i mogą wcześniej przygotować pytania do prelegentów.
Agendę często myli się z programem i listą punktów obrad. Każdy z tych dokumentów odpowiada jednak na inne pytanie.
Dokument | Na jakie pytanie odpowiada | Co zawiera |
Agenda konferencji | kiedy, jak długo i gdzie? | godziny, czas trwania, sale, przerwy, osoby prowadzące |
Program konferencji | co i kto? | tematy wystąpień, nazwiska prelegentów, opisy sesji |
Lista punktów obrad | co trzeba omówić? | zagadnienia w ustalonej kolejności i cel każdego z nich |
Nie wiesz, co to jest konferencja? Sprawdź artykuł na naszym blogu.
Każdy punkt planu powinien dać uczestnikowi jasną informację bez dopytywania obsługi. W dobrze przygotowanej agendzie znajdziecie:
nazwę, datę i miejsce wydarzenia wraz z celem konferencji,
godzinę rozpoczęcia i zakończenia każdego bloku,
konkretne tytuły wystąpień zamiast ogólnych haseł w rodzaju „prelekcja”,
nazwiska prelegentów, którzy potwierdzili udział,
przerwy kawowe, lunch i czas na networking,
osobę prowadzącą lub moderatora przy każdym punkcie,
informacje praktyczne o rejestracji, szatni i dostępie do Wi-Fi.
Liczy się też forma. Tabela albo oś czasu pozwalają znaleźć swój punkt w kilka sekund. Gęsty blok tekstu zniechęca do czytania już przy drugiej linijce.
Kolejność decyzji ma znaczenie, bo każda z nich zawęża wybór w następnym kroku. Pracę nad planem warto przeprowadzić w pięciu etapach.
Określcie cel konferencji i grupę odbiorców. Wydarzenie edukacyjne wymaga innego planu niż spotkanie sprzedażowe czy integracyjne.
Podzielcie dzień na otwarcie, część merytoryczną i zakończenie. Dopiero potem rozpiszcie bloki na pojedyncze punkty.
Przypiszcie każdemu punktowi realny czas trwania i zostawcie zapas między blokami.
Dopasujcie prelegentów do pory dnia i charakteru bloków.
Roześlijcie wersję roboczą do prelegentów i zespołu. Ich uwagi pozwolą wychwycić nakładające się tematy przed publikacją.
Uwaga słuchaczy zmienia się w ciągu dnia. Najwyższa jest przed południem, więc wystąpienie otwierające i tematy wymagające skupienia warto zaplanować rano. Po lunchu energia wyraźnie spada. Klasyczny wykład o tej porze łatwo usypia salę, dlatego lepiej sprawdzi się panel, warsztat albo studium przypadku z udziałem publiczności.
Zaangażowanie podtrzymuje też zmiana formy. Po dwóch prelekcjach z rzędu wprowadźcie rozmowę, sesję pytań lub ćwiczenie w grupach. Słuchacze, którzy mogą zadać pytanie, czują realny wpływ na przebieg wydarzenia.
Więcej punktów w planie nie oznacza lepszej konferencji. Przeładowany program zostawia gości zmęczonych nawet po wartościowych wystąpieniach. Na zamknięcie dnia wystarczy krótkie podsumowanie z konkretnymi wnioskami.
Poniższe widełki sprawdzają się przy większości konferencji stacjonarnych.
Element agendy | Zalecany czas |
Prelekcja | 20–45 minut |
Wystąpienie otwierające (keynote) | 30–45 minut |
Pytania po wystąpieniu | 5–10 minut |
Przerwa kawowa | 15–30 minut |
Lunch | około 60 minut |
Zapas między głównymi blokami | 5–10 minut |
Plan ułożony na styk należy do najczęstszych błędów przy organizacji konferencji, bo rozjeżdża się po pierwszym przedłużonym wystąpieniu. Przerwy warto traktować jako pełnoprawne punkty programu, a nie margines do skrócenia. Dłuższą pauzę najlepiej zaplanować mniej więcej co 90 minut.
Poniższy plan możecie potraktować jako punkt wyjścia. Godziny łatwo przesunąć, skrócić do pół dnia albo uzupełnić o równoległą sesję warsztatową.
Godzina | Punkt agendy |
8:30–9:00 | rejestracja uczestników i kawa powitalna |
9:00-9:15 | otwarcie i przywitanie gości |
9:15-10:00 | wystąpienie otwierające |
10:00-11:00 | dwie prelekcje z pytaniami z sali |
11:00–11:30 | przerwa kawowa i networking |
11:30–12:45 | panel dyskusyjny |
12:45–13:45 | lunch |
13:45–14:45 | warsztaty lub studia przypadków |
14:45–15:00 | krótka przerwa |
15:00–15:45 | sesja pytań i odpowiedzi |
15:45–16:15 | podsumowanie, ankieta i zakończenie |
Inaczej planuje się jeden dzień w jednej sali, a inaczej kilka ścieżek tematycznych albo transmisję online.
Przy dwóch dniach każdy z nich powinien mieć własny temat przewodni i wyraźne zamknięcie. Pierwszy dzień zwykle wprowadza w zagadnienie, a drugi zbiera wnioski. Wieczorem po pierwszym dniu warto zaplanować kolację lub spotkanie integracyjne, bo dla wielu gości rozmowy kuluarowe są równie ważne jak prelekcje.
Sesje równoległe wymagają kolumny z nazwą sali i ścieżek oznaczonych kolorami. Uczestnik powinien w kilka sekund znaleźć swoją ścieżkę.
Przed ekranem uwaga spada szybciej niż na sali, dlatego sloty online lepiej skrócić do 20–30 minut i częściej robić przerwy. Przy każdym punkcie agendy umieśćcie link do transmisji. W formule hybrydowej przydaje się moderator, który zbiera pytania z czatu i włącza je do dyskusji na sali. Przed startem zaplanujcie kilkanaście minut na test dźwięku i obrazu.
Konferencja naukowa opiera się na referatach ze sztywnym limitem czasu i pytaniami po każdym wystąpieniu. Często obejmuje też sesję plakatową, a dyscypliny czasowej pilnuje przewodniczący sesji. Wydarzenie branżowe stawia mocniej na studia przypadków, panele i networking, więc bloki bywają krótsze, a przerwy dłuższe. W agendzie szkolenia warto z kolei wydzielić czas na ćwiczenia praktyczne i omówienie wyników.
Uczestnik dostaje czytelną wersję planu z godzinami, tematami i przerwami. Zespół organizacyjny potrzebuje dokumentu znacznie bardziej szczegółowego. Taki wewnętrzny scenariusz zwykle nazywa się run of show. Rozpisuje się w nim:
momenty włączenia mikrofonów, prezentacji i muzyki,
wejścia i zejścia prelegentów wraz z osobami, które ich zapowiadają,
godziny serwowania kawy i lunchu uzgodnione z obsługą cateringu,
nazwiska osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania,
ustawienie sceny i sprzętu przed każdym blokiem.
Agendę wyślijcie uczestnikom na 1–2 tygodnie przed konferencją, a przypomnienie dzień wcześniej. Taki zapas pozwala zaplanować dojazd, wybrać ścieżki tematyczne i przygotować pytania.
Formę udostępnienia warto dopasować do sposobu, w jaki goście będą z niej korzystać:
plik PDF sprawdzi się do druku i czytania na telefonie,
wersja drukowana wydawana przy rejestracji ułatwi orientację na miejscu,
strona wydarzenia lub aplikacja przyda się przy dużych konferencjach, w których plan może się zmieniać.
Jeśli agenda może jeszcze ulec zmianie, oznaczcie ją jako wersję roboczą i podajcie datę aktualizacji. Samą agendę przygotujecie w edytorze tekstu, arkuszu kalkulacyjnym, narzędziu graficznym typu Canva albo w aplikacji do zarządzania projektami. Po wydarzeniu wyślijcie uczestnikom podziękowanie z krótkim podsumowaniem najważniejszych wniosków.
Plan dnia i przestrzeń wydarzenia trzeba projektować razem. Wielkość sali decyduje o tym, czy panel z pytaniami z widowni będzie miał sens, a liczba dostępnych pomieszczeń o możliwości prowadzenia sesji równoległych. Odległość między salami wpływa na czas potrzebny na przejścia.
Przy wyborze miejsca sprawdźcie też akustykę, możliwość zaciemnienia sali i dostęp do światła dziennego. Znaczenie ma również bliskość restauracji. Gdy lunch jest serwowany kilka kroków od sali, przerwa nie skraca się przez długie przejścia.
Hotel 500 w Zegrzu leży na południowym brzegu Zalewu Zegrzyńskiego. Z centrum Warszawy dojedziecie tu w około 25 minut. Do dyspozycji organizatorów mamy 9 sal, które łatwo dopasować do układu dnia. Mniejsze pomieszczenia mają 20–70 m² i sprawdzą się podczas warsztatów dla 10–60 osób. Po połączeniu sal A i B powstaje przestrzeń o powierzchni 256 m², w której zmieści się nawet 250 uczestników.
Każda z naszych sal konferencyjnych ma klimatyzację i możliwość zaciemnienia. W standardzie zapewniamy rzutnik, ekran, flipchart z markerami i Wi-Fi. Opiekun wydarzenia pomoże Wam dobrać salę, zadba o stronę techniczną i uzgodni godziny przerw z obsługą restauracji.
Po zakończeniu obrad goście mogą odpocząć na prywatnej plaży lub przejść się na molo. Na drugi dzień konferencji można też zaplanować zajęcia integracyjne albo wypożyczyć sprzęt wodny.
Jeśli szukasz miejsca na konferencję poza centrum miasta, sprawdź nasze sale konferencyjne w okolicy Warszawy!
Podstawą są godziny i czas trwania każdego punktu, tematy wystąpień, prelegenci oraz przerwy. Przy wydarzeniu w kilku salach przy każdej sesji warto podać miejsce.
Standardowa prelekcja trwa 20–45 minut. Do tego dochodzi kilka minut na pytania od publiczności.
Dłuższa pauza co około półtorej godziny pozwala słuchaczom odzyskać koncentrację. Online warto robić je częściej.
